書類整理の必要性

書類整理は、私たちの日常生活で避けて通れない大切な作業です。

というのも、書類は私たちの生活の中で様々な目的に使用されます。

例えば、納税、銀行取引、保険手続きなどです。

しかし、書類を整理することができなければ、必要な時にすぐに見つけることができなくなります。

また、書類の整理を怠ると、不要な書類が増え、スペースを圧迫することにもなります。

１、整理のために必要な道具

書類を整理するために必要な道具は、以下のものがあります。

・ファイルボックス
・個別フォルダー
・ラベルシール
・クリアファイル

これらの道具を用意することで、書類の整理がスムーズに進みます。

また、個別フォルダーやクリアファイルを使用し、書類を分類するための仕切りを作ることもできます。

ラベルシールを使えば、どのファイルに何が入っているか一目でわかるようになります。

２、整理の手順

書類を整理するためには、以下の手順があります。

1. 不要な書類の廃棄
2. 分類
3. ファイルに入れる
4. ラベリングする

まずは、不要な書類を捨てることが大切です。

不要な書類を捨てることで、スペースを取り戻すことができます。

次に、必要な書類を分類し、それぞれのファイルに入れていきます。

最後に、ラベルを貼って整理完了です。この手順を踏むことで、書類整理がスムーズに進みます。

書類整理のコツ

書類整理を行う上で、以下のコツを意識することで、より効率的に整理することができます。

１、日々の整理

書類は、日々の生活の中で溜まっていきます。

そのため、毎日少しずつでも書類の整理を行うことが大切です。

例えば、その日に使った領収書や請求書などを、その日のうちに必要なファイルに整理してしまうことが大切です。

これにより、書類の量を減らし、整理がラクになります。

２、分類のルールを決める

書類を整理する際には、分類のルールを決めておくことが大切です。

例えば、納税書類や医療費の領収書などを分けてファイルを作成するなど、分かりやすいルールを決めておくことで、必要な書類をすぐに見つけることができます。

３、書類の重要性に応じた保管期間を決める

書類には、保管しなければならない期間があります。

例えば、確定申告などをされてる方の領収書保管期間は7年と決まっています。

それ以外の必要のない書類を長期間保管することは、場所をとるだけでなく、情報漏洩のリスクにもなります。

そのため、書類の重要性に応じた保管期間を決めることが大切です。

アイデアを活用した書類整理

書類整理において、アイデアを活用することで、より効率的に整理することができます。

１、デジタル化する

書類をデジタル化することで、場所をとらずに保存することができます。

スキャナーやスマホを使って、書類を撮影し、クラウドサービスにアップロードするなどすることで、データを管理することができます。

また、デジタルデータは検索もしやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。

２、アイデアを活用したファイル作成

ファイルを作成する際には、アイデアを活用して、使いやすく工夫することができます。

例えば、1つのファイルに、必要な書類を年度ごとに仕分けたり、色分けしたりすることで、見つけやすくなります。

また、使う頻度が高い書類は、デスク周りに置いておくことで、すぐに手に取ることができます。

必要な書類を1つのファイルにまとめることで、探しやすくなります。

３、アプリを活用する

書類整理には、アプリを活用することもできます。

例えば、EvernoteやOneDriveなどのクラウドサービスを利用することで、デジタル化した書類を管理することができます。また、書類の整理に特化したアプリもあります。

まとめ

家庭での書類整理は、日々の整理を徹底すること、分類のルールを決めておくこと、書類の重要性に応じた保管期間を決めることが大切です。

また、アイデアを活用することで、より効率的に整理することができます。

デジタル化やファイル作成、アプリの活用など、自分に合った方法を見つけて、快適な書類整理をしていきましょう！